Alle pijlen op ….

de voorzitter. Binnen vergaderingen zijn vele pijlen gericht op de voorzitter. Als je de verwachtingen wilt waarmaken, lijk je als voorzitter nog het meest op een 1-manscircus:

  • Als dompteur heb je iedereen aan het lijntje. Je laat op jouw commando iedereen om de beurt zijn kunstje doen.
  • Als jongleur houd je alle belangen in de lucht. En o wee, als je iets laat vallen.
  • Als clown houd je de sfeer goed met af en toe een grap.
  • Als trapezewerker houd je én het overzicht én neem je risico’s om af te tasten welke (vervolg)afspraken je kunt maken.
  • Als spreekstalmeester kondig je de verschillende acts aan en af, liefst ook nog op tijd.

Als je dat zo overziet, is het eigenlijk een wonder dat je voorzitter kunt zijn zonder de circusschool te hebben doorlopen. Het is gewoon geen gemakkelijke functie. En alles goed doen, lijkt al helemaal een utopie. Ik geef je drie tips waarmee je veel ergernissen weg neemt bij je mede-vergaderaars. Je zet daarmee de eerste stap  naar meer vergaderplezier en minder vergadertijd voor jou en je collega’s.

  1. Sta niet toe dat mensen ‘praten om te praten’. Kondig aan dat je mensen af zult kappen als ze te ver uitweiden en hou je daar ook aan. Voorwaarde is wel dat je ook zelf op je aantal woorden let. Je hebt tenslotte een voorbeeldfunctie
  2. Werk bij elk agendapunt naar een resultaat toe en rond het onderwerp af met een besluit, afspraak of actie
  3. Investeer in de voorbereiding. Die begint bij de uitnodiging en programmering (de agenda) en het vooraf bepalen van het resultaat waar je naar streeft.

Deze tips kan je bij de eerstkomende vergadering al toepassen of je nu voorzitter bent of niet. Begin eens met de eerste. Je zult zien dat iedereen zich weer bewust wordt van zijn omgeving en eerder tot zijn punt komt.

Als je meer tips hebt, laat ze dan in een reactie achter. Dan kunnen anderen ook iets van jou leren.

 

Print Friendly

2 comments to Alle pijlen op ….

  • Petra

    Nog twee tips:
    – Begin de vergadering altijd op tijd, ook al is niet iedereen er. Zeker van belang bij vaak terugkomende vergaderingen met vrij veel mensen.
    – Bespreek het verslag van de vorige keer of heel kort (max 5 minuten) of pas aan het einde van de vergadering. Veel staat toch weer op de agenda.

  • Rolf

    -Begin met de rondvraag. Weet je gelijk wie er wel en niet voorbereid is en voorkom je veel praten om het praten.

Leave a Reply to Rolf Cancel reply

You can use these HTML tags

<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>