Effectief en efficiënt vergaderen? Kijk eens naar de agenda!

Eén blik op de agenda en ik kan voorspellen hoe de vergadering gaat verlopen. En dat kan jij ook als je op de volgende vijf aanwijzingen let. Maak je vergaderingen effectief en efficiënt.

1. Lengte van de agenda bepaalt energieniveau
Hoe langer de agenda hoe stroperig de vergadering verloopt. Als je een lijst van 14 punten voor je ziet, zakt de moed je in de schoenen. Er is geen enkel zicht op snelheid en op de haalbaarheid van het afronden van die hele lijst. Andersom werkt het ook. Hoe korter de agenda, hoe sterker het vertrouwen dat je alle onderwerpen kunt bespreken. Deelnemers kunnen de concentratieboog beter vasthouden.

2. Rituele agendapunten zorgen voor rituele vergaderingen
Agenda’s met daarop ‘opening’, ‘mededelingen’, ‘vaststellen agenda’, ‘notulen’, ‘wvttk’, ‘rondvraag’ en ‘sluiting’ vragen om verzanding. Het zijn namelijk onderwerpen die afleiden van de werkelijk reden dat je bij elkaar komt. Zo’n standaardriedel roept standaardgedrag op. Deelnemers krijgen maar liefst zeven keer de gelegenheid om onverwacht iets in te brengen.

3. Notulen aan het begin nodigt uit voor herhaling
Hoe eerder de notulen, verslag of actielijst van de vorige vergadering besproken wordt, hoe groter de kans dat je deze vorige vergadering nog een keer over gaat doen. Je krijgt er namelijk de gelegenheid voor. Maak van de verslaglegging het sluitstuk van je vergadertijd. Als er één onderwerp is dat doorgeschoven kan worden naar de volgende vergadering dan zijn het de notulen wel. Voor actielijsten kan je ook buiten de vergadering om, afspraken maken of informatie rondmailen.

4. Doel bij agendapunt geeft richting
Door bij elk agendapunt aan te geven wat het op moet leveren, is meteen duidelijk wat er van de deelnemers wordt verwacht. Wil je meningen peilen, geef dat dan van te voren aan. Deelnemers hoeven elkaar dan niet met argumenten te overtuigen. Wil je een besluit, formeer dan alvast een voorstel. Daarmee kanaliseer je de discussie en hoef je niet helemaal bij nul te beginnen.

5. Presentaties kosten (te) veel tijd
Het is maar weinig mensen gegeven om een korte presentatie te houden. Je moet namelijk steeds bepalen wat je wel en niet wilt vertellen. De meeste mensen gaan voor zeker en vertellen liever iets meer. En dat kost tijd. Soms veel tijd. Voorzitters kunnen dit nauwelijks sturen omdat ze niet weten of het belangrijkste al is geweest. Bedenk voordat je een presentatie toelaat in je vergadering, welke alternatieven er zijn. Mocht het toch nodig zijn, neem dan ruim de tijd of verschuif het naar het einde van de vergadering en sta toe dat mensen weggaan als de officiële tijd voorbij is.

Ik ben benieuwd welke informatie jij uit het lezen van agenda’s haalt. Laat het me weten.

Print Friendly

Leave a Reply

You can use these HTML tags

<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>