Als vergaderaar investeer je je tijd en je kennis. Je wilt natuurlijk dat vergaderingen voldoende opleveren. Als het niet voor jou is, dan toch in ieder geval voor de anderen. Niets is zo frustrerend als achteraf blijkt dat die opbrengst tegenvalt. Dan heb je een berg tijd verbrand.
Tijd inschatten
Bij het inbrengen van onderwerpen en het opstellen van de agenda kan je al van te voren inschatten hoeveel tijd je nodig hebt om iets te bespreken. Het maakt dan wel uit wat je wilt bereiken. Informeren gaat een stuk sneller dan het (laten) vormen van een mening. Het bespreken van een notitie kost meer tijd dan het nemen van een besluit. Om een gevoel te krijgen van de benodigde tijd, kan je per onderwerp inschatten hoeveel mensen aan het woord (moeten) komen. Als je van iedereen een bijdrage verwacht, heb je meer tijd nodig dan als één persoon de anderen informeert over de laatste stand van zaken rond een thema.
Mocht blijken dat je meer onderwerpen hebt dan tijd, doe dan een beroep op je creativiteit. Natuurlijk kan je onderwerpen doorschuiven. Denk ook eens aan een slimme werkvorm of afspraak die tijd bespaart.
De eerste keer zit je er waarschijnlijk naast. Maar als je tijdens de vergadering bijhoudt hoe lang de behandeling van een onderwerp duurt, zul je merken dat je bij de volgende vergaderingen steeds dichter bij de werkelijke tijd zit. Hou je in ieder geval aan de afgesproken eindtijd. Dat dwingt je om ook tijdens de vergadering doelgericht te acteren.
Belangrijkste onderwerpen eerst
Zorg ervoor dat je van te voren weet wat de vergadering minimaal op moet leveren. Welke onderwerpen moeten in ieder geval aan de orde zijn geweest om de vergadering voor jou te laten slagen. Als je zo redeneert zal je de bespreking van de notulen van de vorige keer, steeds verder naar achteren verschuiven. En je zult steeds minder vaak beginnen met de ‘stand van zaken’ rond onderwerpen. Die kan je namelijk vaak ook schriftelijk afdoen. Als de organisator van de vergadering zich niet aan deze vuistregels houdt, kan je als deelnemer natuurlijk aan het begin van de vergadering vragen om de volgorde van agendapunten te wijzigen. Zorg er dan voor dat de onderwerpen die jij belangrijk vindt, in ieder geval aan bod komen.
Begin op tijd
Te laat beginnen is meestal een cultuurkwestie. Te laat beginnen kost tijd die je niet meer in kan halen. Daar lijkt niet iedereen zich van bewust. De laatkomers worden niet aangesproken op hun gedrag. Door te wachten, wordt hun status in feite verhoogd en daarmee te laat komen beloond. Vooral de mensen die op tijd waren, ervaren dit als onrechtvaardig. Als je op tijd begint, krijgen juist de laatkomers een ongemakkelijk gevoel.
Te laat beginnen, leidt ook vaak tot te laat eindigen. Het gevolg is dat de volgende vergaderingen ook weer te laat beginnen en de vicieuze cirkel is een feit. Door op tijd te beginnen en belangrijke onderwerpen hoog op de agenda te plaatsen zal het aantal laatkomers afnemen. Omdat aan het einde van de vergadering de minder belangrijke onderwerpen besproken worden, is het niet zo erg als een onderwerp wordt doorgeschoven of als iemand iets eerder weggaat. Trek je daar als voorzitter of deelnemer niet te veel van aan. Iedereen kan heel goed voor zichzelf de afweging maken of eerder weggaan wel of niet gepast is.
Is ‘tijd’ een probleem in jouw vergaderingen? Probeer deze tips eens uit. En je hoeft echt niet de voorzitter te zijn om de vergadertijd beter te managen. En heb je nog andere tips? Laat ze ‘hier’ achter.
Leave a Reply