Regelmatig krijg ik informatie over ‘papierloos’ vergaderen in mijn mailbox. Ik heb dit lange tijd genegeerd omdat ik zelf nauwelijks vergaderingen organiseer. Tot nu. Ik weet inmiddels dat er papierloze kantoren zijn, dat in het openbaar bestuur ‘papierloos’ vergaderen een hot item is en dat er allerhande hulpmiddelen op de markt zijn om ‘papierloos’ vergaderen te ondersteunen. De aanbieders van de hulpmiddelen lijken de stuwende kracht achter ‘papierloos’ vergaderen. Zij gebruiken interessante argumenten om potentiële klanten te verleiden. Wat denk je van:
- Papierloos leven, waarom niet?
- Besparen van bomen en CO2
- Besparen van personeelskosten
- Besparen van inkt en sparen van het milieu
- Een pak papier met geeltjes er tussen is verleden tijd
- Volledig digitaal
- Opvolging en bewaking van afspraken scherp in beeld
- Optimaal beveiligd
Mooie betogen. Tussen neus en lippen door geven de aanbieders van apps en software aan dat je je stapel papier terugbrengt tot de dikte van een tablet. En daar komt de aap uit de mouw. Iedere bezitter van een tablet zoekt een legitimatie om hem te kunnen gebruiken. En degenen die er geen bezitten zoeken argumenten om er één aan te schaffen. ‘Papierloos’ vergaderen biedt het houvast om zo’n kekke gadget in te zetten. Ik gun iedereen zijn speeltjes.
Nu is het wachten op de aanleiding om niet de vergaderingen centraal te stellen maar de resultaten. Daar is echte winst te behalen. Door te focussen op doelen en resultaten wordt in ieder geval duidelijk wat vergaderingen opleveren. En of je de geïnvesteerde hoeveelheden tijd en geld er voor over hebt. Dat geeft voldoende aanleiding om vergaderingen te verbeteren of zelfs te schrappen. Enig idee wat dat op zal leveren? Helaas heb ik nog geen gadget ontdekt dit ondersteunt. Voorlopig blijven we dus nog maar even blij met ‘papierloos’ vergaderen. Dat is in ieder geval iets.
Leave a Reply