3 strategieën om je leven als voorzitter te verlichten

Het voorzitten van vergaderingen is niet altijd feest. Je moet op zoveel zaken letten dat multitasken een understatement is. En als er iets mis gaat, heeft de voorzitter het natuurlijk gedaan. Hoe kan je je taak als voorzitter makkelijker maken zodat je misschien zelfs kan genieten van wat er in je vergadering gebeurt? Ik bespreek hier drie strategieën.

1 Stel prioriteiten bij het opstellen van de agenda

Tijdnood leidt tot haast, onrust en rommelige afspraken. Dat geeft vooral een katerig gevoel als je een belangrijk onderwerp behandelt met de eindtijd in zicht. Dan helpt het als je goed hebt nagedacht over de volgorde van de onderwerpen die aan de orde komen. Behandel eerst de belangrijke en urgente onderwerpen. En begin met het onderwerp dat naar verwachting het meeste tijd zal kosten. Als je in tijdnood komt, zal dat zijn bij een onderwerp dat in ieder geval niet het belangrijk en urgent was.

Tip
Zet het verslag van de vorige vergadering helemaal aan het einde van de agenda (kan altijd schriftelijk worden afgehandeld). Als het de gewoonte is om naar aanleiding van het verslag onderwerpen te bespreken, stop daar dan meteen mee. Die besprekingen zijn per definitie niet voorbereid.

2 Koop tijd

Je maakt je taak als voorzitter een stuk gemakkelijker als je weet wat er gaat gebeuren. Bepaal in de voorbereiding per onderwerp wat je wilt bereiken en werk daar stap voor stap naar toe. Schrijf bijvoorbeeld de vervolgafspraak, besluit, actie of werkafspraak van tevoren op. Het klinkt gek maar vaak weet je al redelijk precies wat het resultaat zal zijn. Er ontbreekt alleen nog een datum, persoon, de precieze uitkomst en/of wat nuance. Op die manier hoef je minder te improviseren en kan je je concentreren op wat er tijdens de vergadering gebeurt.

Tip
Tijdens de vergadering kan je tijd kopen door werkvormen te gebruiken waarbij de vergaderaars aan het werk zijn en jij tijd hebt om even na te denken. Laat deelnemers bijvoorbeeld eerst hun gedachten opschrijven voor ze die uitspreken.

3 Bewaar afstand tot het onderwerp

Je maakt het jezelf als voorzitter moeilijk als je persoonlijk betrokken raakt bij het te bespreken onderwerp. Hoe meer jij zelf ‘vindt’ of ‘weet’, hoe lastiger het is om inhoud en proces te scheiden. Je komt in een spagaat terecht. Zeker als je in de verdediging wordt gedrukt. Laat anderen met elkaar in gesprek gaan en beperk je tot de begeleiding van het proces om te komen tot ideeën, besluiten, acties of vervolgafspraken.

Tip
Ben je een keer zelf betrokken bij een onderwerp en wil je graag een inhoudelijke bijdrage leveren, vraag dan of iemand anders je taak als voorzitter tijdelijk overneemt.

Wat zijn jouw ervaringen?
Probeer eens één strategie uit en laat hieronder weten wat je ervaring was.

Ook andere tips zijn welkom natuurlijk!