Wat kost een vergadering?

Als mensen over vergaderen praten en over de effectiviteit ervan, dan hebben ze het vaak over de kosten. Daar is natuurlijk ook onderzoek naar gedaan. De miljarden vliegen je dan om de oren. Alleen al in Nederland, per jaar. En als je wilt weten wat je eigen vergaderingen kosten, zijn er voldoende apps te downloaden. Je voert het aantal vergaderaars in en het gemiddelde uurloon en drukt op start. Je ziet de euro’s voor je neus verbranden. Schrikeffect gegarandeerd.

Een interessantere vraag is: wat levert een vergadering op? Daar is veel minder over bekend. Als organisator verstuur je uitnodigingen voor een vergadering om iets te bereiken. Soms lukt het nog wel om het doel te benoemen. Maar een terugblik of het resultaat ook is behaald? Niemand is daarin geïnteresseerd. En juist daar ligt het antwoord op de vraag of er te veel of te weinig wordt vergaderd. Of de gekozen agenda of werkvorm het meest geschikt was.

Nederland vergaderland schijnt zijn oorsprong te hebben in onze poldercultuur. Om voor elke boer de juiste waterstand in te stellen was overleg nodig. Het was het begin van het tijdperk waarin iedereen zijn zegje mag doen. Veel vergaderingen lijken uitgeschreven om in dit recht te voorzien: als iedereen er bij betrokken is, hebben we ons werk goed gedaan.

Hou jezelf niet langer voor de gek. Neem je verantwoordelijkheid. Als organisator bepaal je in het vervolg wat een vergadering op moet leveren en wat en wie je daarvoor nodig hebt. En als deelnemer vraag je je continu af: wat doe ik hier? Als je op deze vragen geen antwoord kunt geven, laat die vergadering dan maar zitten en ga iets anders doen. Een boek lezen bijvoorbeeld of een maak eens een  wandeling met een collega.